یکی از مهم‌ترین مراحل برای واردات کالا، ثبت سفارش است. برای ثبت سفارش واردات کالا باید از طریق ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت به آدرس www.ntsw.ir اقدام نمود و تمام مراحل نیز در همین سامانه انجام می‌شود و نیاز به مراجعه حضوری به وزارت صمت نمی‌باشد.
درصورتیکه کالایی ممنوع واردات باشد یا برای واردات نیازمند اخذ مجوزهای خاصی باشد، سامانه تمام این استعلامات را انجام می‌دهد و درصورت بروز هرگونه مشکل در اخذ مجوز، موضوع را به واردکننده اعلام می‌نماید.
در ادامه به صورت گام به گام تمام مراحل ثبت سفارش واردات شرح داده می‌شود.
گام اول؛ تهیه مدارک موردنیاز ثبت سفارش
قبل از اقدام برای ثبت سفارش کالا باید مدارک و اسناد مشخصی را آماده کرده باشید. این مدارک شامل ۲ مورد زیر است:
1- پروفرما از فروشنده خارجی: پروفرما پیش فاکتوری است که پس از پرداخت وجه کالا از سوی فروشنده خارجی ارسال می‌شود و جزئیات کامل قرارداد مانند آدرس، هزینه پرداختی، نوع کالا، تعداد، وزن، کرایه حمل، نام شرکت حمل و نقل بین المللی و سایر موارد درج شده است.
2- گواهی امضا الکترونیکی: برای ثبت پرونده در سامانه جامع تجارت، باید توکن یا امضا الکترونیکی داشته باشید. شما باید با ورود به سایت gica.ir در بخش گواهی الکترونیکی ثبت‌نام کنید.
پس از ورود اطلاعات و پرداخت هزینه، باید به نزدیک‌ترین دفتر ثبت‌نام مراجعه کرده و با در‌دست داشتن مدارک هویتی و بازرگانی خود، توکن را دریافت کنید. البته توجه داشته باشید که باید پیش از آپلود مدارک، باید ثبت‌نام اولیه را در سامانه جامع تجارت انجام داده باشید و اطلاعات فردی شما به‌طور دقیق ثبت شده باشد تا فرآیند بدون بروز مشکل انجام شود.
گام دوم؛ اخذ شناسه فروشنده خارجی
پس از دریافت توکن و ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت، باید به ثبت اطلاعات فروشنده خارجی بپردازید تا کد ۱۰ رقمی از سامانه فیدا برای شما صادر شود. برای این‌کار ابتدا وارد پروفایل خود شده و از بخش مدیریت فروشندگان خارجی، اطلاعات فروشنده که شامل آدرس، شماره ثبت شرکت و سایر موارد است را وارد کنید. پس از یک تا دو روز بررسی و راستی‌آزمایی اطلاعات، کد فیدا برای شما صادر خواهد شد.
گام سوم؛ تکمیل مراحل ثبت سفارش
برای تکمیل مراحل ثبت سفارش با نقش بازرگان حقیقی/حقوقی وارد سامانه جامع تجارت شوید. سپس از منوی عملیات تجارت خارجی وارد مدیریت پرونده شوید. در این بخش فیلد‌هایی مربوط به اطلاعات پیش‌فاکتور و شناسه فروشنده خارجی وجود دارد که در مرحله قبل به‌دست آورده‌اید.
لازم به ذکر است که در بخش تکمیل اطلاعات اصلی، امکان ویرایش وجود نخواهد داشت. به‌همین دلیل باید با نهایت دقت عملیات را انجام دهید. در‌غیر‌این‌صورت مجبور به حذف کامل پرونده و انجام مجدد مراحل خواهید شد.
اخذ شناسه کالا
در سامانه جامع تجارت، هر کالا یا یک کد منحصر به فرد شناخته می‌شود که به آن ((شناسه کالا)) می‌گویند. قبل از اقدام برای تعریف شناسه جدید، از منوی عملیات شناسه کالا گزینه جست‌و‌جوی کالا را انتخاب نموده و مشخصات کالای موردنظر خود را وارد کنید چون ممکن است قبلا بازرگان دیگری برای این کالا شناسه گرفته باشد و دیگر نیازی نباشد شما برای کالا شناسه تعریف کنید و می‌توانید از همان شناسه کالا استفاده کنید.
درصورتیکه شناسه مورد نظر را پیدا نکردید از قسمت ثبت کالای جدید اقدام به تعریف شناسه کالا کنید. شما می‌توانید شناسه کالا ثبت شده را در قسمت فهرست کالاهای وارداتی مشاهده کنید. کالاهای دامی و بهداشتی باید قبل از ثبت شناسه در سامانه، به وزارت بهداشت معرفی شده و مجوز لازم را دریافت کرده باشند تا در لیست سامانه جامع نمایش داده شود.
آپلود تعهدات موردنیاز برای دریافت کد نقش تجاری
احتمالا به عنوان تاجر با تعهدات محضری برای برخی از کالاهای وارداتی آشنا باشید. در‌واقع برخی از کالاها (معمولا کالاهای اساسی)، برای دریافت شناسه نیاز به آپلود تعهدات محضری در سامانه جامع تجارت ایران خواهند داشت. این محصولات براساس سابقه شناسه کالا یا نحوه واردات آن دسته‌بندی شده‌اند که متن تعهد مربوط به آن در همان سایت قابل مشاهده است.
گام چهارم؛ تعیین گمرک و روش حمل‌و‌نقل کالا
پس از ثبت اطلاعات اصلی مربوط به قرارداد خرید کالا، باید نحوه ارسال بار، مرز ورود و گمرک مقصد نیز درج شود. همه فیلد‌های موجود در این مرحله، به‌صورت چند‌گزینه‌ای و متناسب با شناسه کالای ثبت‌شده در سامانه به شما نمایش داده می‌شود که باید از بین آن‌ها انتخاب کنید.
اطلاعات حمل‌و‌نقل و گمرک باید کاملا درست وارد شود. برای مثال، اگر کالا از طریق کارگو ترکیه و حمل ترکیبی به ایران وارد می‌شود، باید تیک گزینه حمل به دفعات در ثبت سفارش را انتخاب کرده باشید. درصورت مغایرت اطلاعات، صدور مجوز ترخیص کالا از گمرک به مشکل بر‌خواهد خورد.
گام پنجم؛ پرداخت هزینه‌های بانکی و دریافت فاکتور
در گام پنجم باید اطلاعات مربوط به مبلغ پیش‌فاکتور، هزینه حمل یا تخفیف‌های اعمال‌شده را به‌طور‌کامل وارد کنید. مطابق با قوانین تجارت، پرداخت هزینه واردات کالا به ایران فقط از طریق پرداخت بانکی و با ارز نیمایی ممکن است. برای مثال اگر کالای وارداتی از طریق حمل و نقل بین المللی به مجارستان و بالعکس وارد کشور شده باشد، برای ترخیص از گمرک نیاز به تامین ارز از سیستم نیما دارد.
گام ششم؛ تکمیل جزئیات اطلاعات مربوط به کالاهای پرونده
گام آخر مربوط به کالاها و مستندات پرونده می‌شود. در بخش کالاهای پرونده باید جزئیات مربوط به کالای وارداتی باید درج شود. در این بخش فیلد‌هایی مربوط به شناسه کالا، سال تولید، مقدار، نام تولید‌کننده، نوع بسته‌بندی، نحوه ارسال و سایر موارد مربوط به محصول وجود دارد. در مرحله اول باید شناسه محصول را وارد کنید. در‌این‌صورت، برخی از بخش‌ها به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود؛ زیرا اطلاعات آن از قبل در سامانه وارد شده است.
گام هفتم؛ مستندات پرونده برای بررسی کارشناسی
پس از تکمیل بخش کالاهای پرونده، باید مستندات مربوط به پرونده خود را برای بررسی کارشناس مربوطه آپلود کنید. پس از تایید، وضعیت پرونده در حالت بررسی قرار گرفته و کد ۹ رقمی شماره پرونده به شما نشان داده خواهد شد. پس از گذشت زمان موردنیاز، وضعیت رد یا قبول پرونده را در همان بخش می‌توان مشاهده کرد.
